UTS UIERP | Implementasi
#Jose Devian Hibono #1706039603, #UIERP2 #UniversitasIndonesiaFasilkom #ERP #Odoo #Dr. Ir. Agung Terminanto, MBA.
Pada tutorial kali ini, saya akan mengimplementasi skenario PT AYA pada Odoo 12 Community Edition. Kita akan melewati beberapa proses setup database dengan import master data dan melakukan beberapa transaksi.
Sebelum melakukan impor data, kita akan membuat databasenya terlebih dahulu dan melakukan setup company.
Setelah itu, kita akan membuat beberapa akun staff sesuai role. Di sini saya membuat empat akun baru dengan role sebagai berikut
sales.aya@corpt.net -> Role Salespurchasing.aya@corpt.net -> Role Purchasinginventory.aya@corpt.net -> Role Inventoryfinance.aya@corpt.net -> Accounting & Finance
Setelah membuat akun staff, saya melakukan unlink Chart of Accounts bawaan dari Odoo. Hal ini dilakukan agar saya bisa import master data Chart of Accounts sesuai dengan yang ada di soal. Proses unlink Chart of Accounts dapat dilakukan dengan cara berikut:
Hapus Referensi Partner dan Products dengan cara sebagai berikut:
Buka Setting / Technical / Parameters / Company Properties. Pastikan Anda sudah berada dalam developer mode.
2. Edit setiap baris pada tabel Company Properties dan hapus kolom isian “Value”. Jika dirasa terlalu banyak, dapat melakukan editing dengan proses import juga.
Hapus Referensi pada Taxes.
Buka Buka Accounting / Configuration / Accounting / Taxes
Buka tiap baris dari tax dan hapus value pada bagian “Tax Account” dan “Tax Account on Refunds” menjadi kosong, lalu save.
Hapus referensi pada Jurnal
Buka Accounting / Configuration / Accounting / Journals
Buka tiap baris dari Jurnal dan hapus value pada bagian “Default Debit Account” and “Default Credit Account” menjadi kosong, lalu save.
Setelah proses unlink sudah selesai, kita bisa melakukan impor master data.
Data yang disediakan di soal kira-kira berbentuk seperti ini.
Dari data di soal, saya copy data tersebut lalu saya masukan ke dalam Google Sheets (Anda bisa juga menggunakan Microsoft Excel). Lalu setiap data saya cocokan kolomnya dengan kolom yang ada pada Odoo. Anda dapat melihat kolom yang dibutuhkan dengan mencoba membuat data di Odoo. Contoh: jika saya ingin melihat kolom data Product, kita bisa melihat kolom-kolom yang dibutuhkan dengan membuat (Create) suatu produk pada Inventory Odoo, maka terdapat kolom-kolom yang dibutuhkan (Product Name, Type Product, Sale Price, Cost, dan lain-lain)
Namun terdapat juga template yang disediakan dari Odoo, namun tidak semua data disediakan templatenya.
Setelah selesai mengcopy, saya akan lanjut mengimpor master data tersebut. Pada proses impor data, pastikan Anda juga telah test import data tersebut untuk menguji apakah data tersebut sudah valid.
Jika masih ada error, pastikan data tersebut sudah sesuai, misal jika mengimpor master data Chart of Accounts, pastikan type accountnya sesuai dengan yang didukung oleh Odoo. Atau jika mengimpor balance sheet, pastikan accountnya sesuai dengan yang ada di Chart of Accounts. Jangan lupa juga untuk memastikan bahwa total balance pada credit dan debit sudah seimbang (sama).
Data yang saya gunakan kurang lebih seperti ini:
Setelah selesai import master data, kita lanjut ke melakukan proses transaksi. Di sini saya akan melakukan 15 transaksi saja. Transaksi yang saya lakukan adalah transaksi nomor 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 19, 20.
Proses transaksi ini sebagian besar berupa transaksi pembuatan customer invoice, vendor bill, sales order, dan purchase order. Sebagian tidak sampai selesai dikarenakan di soalnya tidak semua transaksi tersebut sudah diselesaikan.
Proses saya melakukan transaksi dapat dilihat di video di atas, mulai dari detik ke 27:48.
Setelah selesai melakukan transaksi, saya melakukan export laporan keuangan berupa Balance Sheet, Profit & Loss, dan Cash Flow. Namun untuk Cash Flow, tidak terdapat pada Odoo 12 Community Edition sehingga saya menggunakan Trial Balance untuk menggantikan Cash Flow.
Hasilnya sebagai berikut:
Kesulitan
Saat mengerjakan skenario ini, saya menemukan beberapa kesulitan seperti data pada soal yang tidak konsisten. Misal, pada Chart of Accounts, account Vehicle Depreciation Expense ditulis singkat menjadi “Vehicle Depr. Expense” namun pada balance sheet, ditulis dengan lengkap. Sehingga pada proses impor, Odoo tidak menemukan Vehicle Depreciation Expense. Kesalahan seperti ini membuat saya harus mengecek satu-satu setiap accountnya.
Lalu type pada Chart of Accounts dari soal tidak kompatibel dengan yang ada di Odoo sehingga saya harus melakukan adjustment satu-satu pada tiap account.
Lalu dikarenakan menggunakan Odoo 12 Community Edition, tidak tersedia fitur Cash Flow sehingga saya telah mencoba beberapa modul pihak ketiga yang gratis, tetap tidak ada yang bisa menggantikan.
Selain itu, setiap partner seperti Customers dan Vendor entah kenapa tidak di-set secara otomatis Locationnya, sehingga saya stuck selama kurang lebih satu hari mencoba troubleshoot galat ini.
Kesimpulan
Setelah melakukan implementasi ini, ternyata setup database baru membutuhkan banyak kesabaran dan ketelitian (setidaknya di Odoo 12 Community Edition). Dikarenakan Anda akan banyak menghadapi error dan kendala. Meskipun akhirnya semua error dapat diselesaikan, tapi tetap saja. Semoga hal-hal tersebut menjadi pembelajaran bagi saya dan Anda. Trial and error tersebut membuat saya belajar banyak mengenai Odoo.
Sekian implementasi saya, mohon maaf jika ada kesalahan dan kekurangan.
Selamat mencoba! ✨
