Skenario Modul CRM pada Odoo 12
This story is made for an assignment from ERP Configuration course in my study. In this story, I will be using Bahasa Indonesia since the video are also in Bahasa Indonesia.
Setelah melakukan baik instalasi dan eksplorasi modul yang umum digunakan di Odoo, sekarang saya akan menjelaskan mengenai modul Customer Relationship Management (CRM) di Odoo 12. Selain itu, saya juga akan memberikan penjelasan singkat mengenai modul-modul lainnya seperti modul Human Resource Department (HRD), modul Manufacture, Inventory, dan modul e-Commerce.
Jika Anda lebih nyaman untuk melihat tutorial ini dengan cue visual dari video, silakan tonton video ini.
Customer Relationship Management (CRM) atau manajemen hubungan pelanggan adalah suatu sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi (Bardicchia, 2020).
Modul CRM pada Odoo dapat diakses dengan melakukan instalasi modul tersebut pada bagian Apps. Setelah diinstal, Anda dapat membuka modul tersebut dengan membuka modul CRM.
Tampilan CRM pada Odoo merupakan tampilan kanban board seperti yang biasa kita lihat di aplikasi seperti Trello maupun JIRA. Jika Anda tidak familiar dengan aplikasi tersebut, anggap tampilan ini seperti mading di mana suatu task dapat dikelompokan dalam berbagai kategori sesuai dengan fasenya. Terdapat fase New untuk task baru, Qualified untuk Task yang sudah dikonfirmasi, Proposition untuk Task yang sedang dalam perundingan, dan Won untuk Task yang sudah goal.
Warna dari tampilan CRM ini mewakili beberapa status pada setiap task di mana:
- hijau: Task masih berlaku hingga beberapa waktu ke depan,
- kuning: Terdapat deadline hari ini pada suatu task tersebut,
- merah: Terdapat deadline yang terlewat,
- abu-abu: Tidak ada aktivitas yang belum dikerjakan.
Untuk dapat melakukan eksplorasi lebih lanjut, kita akan mengerjakan sebuah skenario dalam aktivitas CRM.
Skenario
PT Jura Tempest memiliki banyak kontak pelanggan yang telah membeli produk Jura Tempest sebelumnya. Pada suatu hari, PT Avengers Initiative mengontak PT Jura Tempest dan berkata bahwa mereka ingin membeli 200 Office Chair dari kita senilai 100 juta rupiah dikarenakan sebuah insiden antara Hulk dan Pietro Maximoff.
Untuk melakukan skenario ini, kita akan membuat opportunity baru dengan mengeklik Create di bawah tulisan Pipelines. Meskipun pembelian masih sebatas rencana, ada baiknya kita tetap mencatatnya sebagai peluang pembelian sehingga kita bisa follow-up di kemudian hari jika tidak ada kontak lagi.
Saat pembuatan, Odoo akan membuat task tersebut secara otomatis berada di dalam fase New.
Setelah klik Create, akan ada pop-up sederhana yang dapat diisi oleh kita untuk mencatat peluang tersebut. Untuk dapat mengisinya lebih detil lagi, kita bisa klik Edit lalu pop-up tersebut akan ter-expanded menjadi form yang lebih detil.
Di screen ini, kita bisa juga memberikan probabilitas angka yang merepresentasikan berapa persen kemungkinan opportunity ini akan goal. PT Avengers Initiative sangat besar kemungkinannya dikarenakan 600 Office Chair mereka sebelumnya juga dibeli dari PT Jura Tempest.
Sehingga aneh rasanya jika ada 200 kursi yang berbeda di antara 600 kursi yang ada di Avengers Headquarters. Sehingga kita bisa percaya diri untuk memasukan probabilitas sebesar 90%. Prioritasnya juga Very High dikarenakan nilai penjualannya sangat besar. Lalu kita save.
Setelah mengkonfirmasi lagi dengan Bu Pepper Potts, ternyata deal tersebut terwujud sehingga kita bisa pindahkan opportunity tersebut ke tahap Qualified. Kita bisa pindahkan dengan cara drag-and-drop seperti di bawah ini.
Setelah itu, Bu Pepper Potts ingin melakukan rapat lebih lanjut mengenai opportunity ini. Kita akan menjadwalkan rapat dengan Bu Pepper Potts dengan mengklik icon Jam di sebelah priority.
Setelah membuat jadwal di kalender, kita juga bisa pastikan jam dan durasi meeting-nya sesuai dengan kebutuhan. Di sini saya akan menjadwalkan meeting selama satu jam. Jangan lupa juga memastikan attendee(s) dari meeting tersebut sudah sesuai, terdapat Anda sebagai sales dan juga Bu Pepper Potts untuk mewakili PT Avengers Initiative.
Setelah jadwal rapat dibuat, rapat kita asumsikan berjalan lancar dan opportunity berubah menjadi deal. Kita bisa mengubah fase opportunity tersebut menjadi fase Proposition dengan cara sebelumnya yaitu, drag-and-drop.
Setelah itu kita bisa membuat Quotation berdasarkan opportunity yang telah disepakati dengan PT Avengers Initiative. Klik opportunity tersebut lalu klik ‘New Quotation’.
Seperti pada modul Sales di artikel sebelumnya, di sini Quotation akan dikirim ke PT Avengers Initiative melalui email.
Setelah itu, kita berasumsi bahwa kita sudah mendapat balasan dari PT Avengers Initiative bahwa mereka sudah memeriksa Quotation tersebut dan sudah setuju dengan isi dari Quotation tersebut. Setelah itu, kita bisa klik Confirm untuk mengubah dari Quotation menjadi Sales Order.
Setelah Sales Order telah terkonfirmasi, kita bisa kembali ke Pipelines, dan mengubah status opportunity tersebut menjadi Won dengan mengklik Mark as Won.
Setelah opportunity itu sudah Won berarti task itu sudah mencapai fase terakhirnya. Sehingga eksplorasi kita pada modul CRM ini sudah selesai. ✅
Modul Lainnya
Setelah melakukan eksplorasi di modul CRM, kita akan melakukan eksplorasi di modul lainnya seperti modul HRD, Manufacture, Inventory, dan e-Commerce.
Human Resource Department
Modul ini dapat membantu perusahaan dalam mengatur dan mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi di bidang Human Resources atau Sumber Daya Manusia. HR biasanya mengurusi karyawan dari masa perekrutan, alokasi pekerjaan, pelatihan, dan lainnya.
Untuk dapat mengerti lebih lanjut, silakan Anda untuk membaca artikel teman saya yang membahas lebih dalam mengenai modul HRD.
Manufacture
Modul ini merupakan modul yang mengatur proses pembuatan sebuah barang dari tahap desain, manufaktur, pengemasan, dan distribusi produk. Tergantung dari versi Odoonya (berbayar dan gratis) terdapat fitur Work Order, Planning, dan Routing.
Untuk dapat mengerti lebih lanjut, silakan Anda untuk membaca artikel teman saya yang membahas lebih dalam mengenai modul Manufacture.
Inventory
Modul ini merupakan modul yang mengatur proses order barang, penerimaan barang, penyimpanan barang, dan pengiriman barang.
Untuk dapat mengerti lebih lanjut, silakan Anda untuk membaca artikel teman saya yang membahas lebih dalam mengenai modul Inventory.
e-Commerce
Modul ini merupakan perpanjangan dari modul Website. Modul ini dapat membuat modul website untuk dapat melakukan penjualan daring langsung ke end users layaknya e-Commerce pada umumnya. Modul ini mengatur proses penjualan baik dari katalog, inventory, shopping cart, hingga proses checkout dan pembayaran.
Untuk dapat mengerti lebih lanjut, silakan Anda untuk membaca artikel teman saya yang membahas lebih dalam mengenai modul e-Commerce.
Referensi
- Bardicchia, Marco. (2020). Digital CRM: Strategies and Emerging Trends: Building Customer Relationship in the Digital Era. p. 12.
